Программный подход к управлению знаниями. Опыт Оргкомитета «Сочи 2014»

Два года назад в Сочи прошли XXII Олимпийские и XI Паралимпийские Зимние Игры. На мой взгляд это хороший момент для того чтобы вспомнить о некоторых аспектах подготовки и организации Игр: «Бойцы вспоминали минувшие дни и битвы где вместе рубились они». Если посмотреть окажется, что это не только моя точка зрения: в Сети появились публикации Екатерины Тышковской по внутренним коммуникациям в Оргкомитете, Марала Чарыева выпустила книгу «Как накормить миллион гостей. Организация питания на массовых мероприятиях», Андрей Бадин много и интересно рассказывает об опыте внедрения проектного управления в Оргкомитете и его дальнейшем развитии для управления госпроектами, мы совместно с Павлом Булавиным выпустили статью об организации проектно-ориентированной организации, да и вообще в прессе, в Сети часто появляются рассказы о тех или иных аспектах проведения Игр.


При этом есть тема, которая менее известна, так как она была скорее внутренней историей Оргкомитета, не видной внешним участникам, а именно тема управления знаниями Игр. Международный Олимпийский комитет (МОК) и Международный Паралимпийский Комитет (МПК) очень серьёзно относятся к этому вопросу: в контракте с городом-организатором Игр прописывается ряд требований по участию организаторов в управлении Олимпийскими знаниями (Olympic Games Knowledge Management, OGKM). В составе МОК, МПК и в составе каждого Оргкомитета существует подразделение, ответственное за обмен знаниями. Существует специальное Руководство по управлению Олимпийскими знаниями (Technical manual on Information and Knowledge management). В общем эта тема уже достаточно давно и хорошо проработана. Поэтому особенно приятно отметить, что не смотря на это команде управления знаниями Оргкомитета «Сочи 2014» удалось внести свою лепту в систему управления Олимпийскими знаниями – Программу «Практика». История и подход к организации программы могут быть интересны специалистам по управлению проектами.

Для передачи уникальных знаний по организации Олимпийских и Паралимпийских Игр МОК и МПК реализуется программа Observer (Обозреватель). Программа Обозреватель позволяет сотрудникам оргкомитетов-организаторов будущих Олимпийских игр наблюдать операционную деятельность оргкомитета-организатора в режиме реального времени, анализировать полученный опыт и в дальнейшем применять извлеченные уроки на практике с целью повышения эффективности подготовки и проведения будущих Игр.

Оргкомитет Сочи 2014 был участником программы с заявочного процесса – команда сотрудников Заявочного комитета участвовала в Обозревателе 2006 в Турине. В 2008 году около 40 сотрудников принимали участие в Обозревателе в Пекине, в 2010 году более 100 сотрудников были в Ванкувере.

К сожалению, в России мало людей с опытом организации крупных спортивных мероприятий большинство нанимаемых в Оргкомитет сотрудников никогда не занимались этой деятельностью. В связи с этим возможностей, предоставляемых МОК, было недостаточно для развития компетенций постоянно расширяющегося штата Оргкомитета «Сочи-2014».

В 2009 году с целью повышения общего уровня знаний и квалификации сотрудников Оргкомитета, а также получения необходимых навыков командной и индивидуальной работы при организации и проведении спортивных и культурных мероприятий национального и международного уровня была запущена совместная программа функций Персонал, Спорт и Управление знаниями – ПРАКТИКА (далее Программа или Практика).

Программа строилась на основе модели «Знания, умения, навыки, опыт» (ЗУНО)

Модель предполагает, что для получения «идеального» сотрудника Оргкомитета он должен получить:

• Знания (Knowledge) – из одного из трех источников: «книги», то есть различные документы и материалы, «из рассказов», от тех, кто непосредственно видел и знает как организуются Игры, «из наблюдений» – непосредственного личного наблюдения за организацией Игр и крупных спортивных мероприятий
• Умения,навыки (Skills) – получаются из непосредственной работы в реальной среде (Игры, тестовые соревнования) и из специализированных тренингов/симуляций
• Опыт (Experience) – непосредственное последовательное применение полученных знаний и навыков в процессе своей деятельности

Программа Практика позволяла получить и знания и навыки. Знания из непосредственного наблюдения участников программы, из их рассказов на Дебрифе и из материалов, собранных на мероприятии. Навыки из непосредственной работы в реальной среде (для участвующих в формате «Секондмент»).


Программа развивалась последовательно. Сначала в 2009 году был запущен проект «Практика сезона 2009-2010», затем параллельно был запущен целый ряд взаимосвязанных проектов:

• Практика сезона 2010-2011 (полностью он назывался «Участие Оргкомитета «Сочи 2014» во внешних спортивных мероприятиях в период 2010-2011 гг. с целью обучения и стажировки персонала Игр (Практика 2010-2011)»)
• Стажировка в Оргкомитете Ванкувера (Обучение сотрудников Оргкомитета «Сочи 2014» в организационном комитете по организации Игр 2010 года в Ванкувере (VANOC secondment)
• Обозреватель в Ванкувере (Участие и обучение сотрудников Оргкомитета «Сочи 2014» в программах «Обозреватель на Олимпийских Играх 2010 года в Ванкувере» и «Обозреватель на Паралимпийских Играх 2010 года в Ванкувере»)

После завершения данных проектов и анализа накопленного опыта было решено объединить все предстоящие активности в рамках единой программы. В августе 2011 года Концепция Программы была утверждена на Проектном Комитете.


Краткое описание Программы:

• Цель программы ПРАКТИКА – Изучить опыт организации крупных российских и международных спортивных мероприятий для повышения эффективности организации Игр и тестовых соревнований в Сочи
• Участники

– Сотрудники Оргкомитета
– Внешние стороны
– Администрация города
– Партнеры
– Инвесторы
– Ведомства, ответственные за организацию Игр

• МЕРОПРИЯТИЯ ПРАКТИКИ – спортивные мероприятия, отобранные для включения в программу. Практика, опыт которых может рассматриваться как значимый для Оргкомитета:

– Олимпийские и Паралимпийские Игры в Лондоне (выполнялся как отдельный проект)
– Юношеские Олимпийские игры в Инсбруке (выполнялся как отдельный проект)
– Крупные спортивные мероприятия (КСМ) – Кубки, Чемпионаты Мира и Европы и аналогичные им по уровню мероприятия, проводимые в России и за рубежом

Общая дорожная карта Программы

Так как в программу входили очень разнородные активности особенно важно было обеспечить качественное структурированное управление, чтобы получить максимальный эффект от ее реализации.

В Программе существовал стратегический орган управления (Управляющий Комитет), принимающий решения по общим принципам организации программы и составу мероприятий программы и тактический орган управления (Операционный Совет). В Управляющий Комитет входили Вице-президенты, курирующие соответствующие функции. Оперативный совет состоял только из представителей Персонала и Управления знаниями. Представители Спорта привлекались к работе периодически, для Протокола отправка сотрудников в командировку была стандартным процессом.

Роли функций, вовлеченных в управление программой:

1. Функция Спорт
Роль функции:
a) отбор мероприятий, входящих в календарь Программы, с точки зрения их максимальной полезности и релевантности
b) отбор функций-участников, для которых участие в программе наиболее полезно
c) взаимодействие с локальными организационными комитетами для согласования участия
d) организация аккредитаций для сотрудников
e) организация венью-туров на объекте

2. Функция Персонал
Роль функции:
a) реализация программы с точки зрения управления персоналом (people management)
b) взаимодействие с внешними сторонами в части документального оформления сотрудников в принимающей организации в формате «Секондмент»
c) Обеспечение интеграции с другими программами развития персонала

3. Функция Управление знаниями
Роль функции:
a) координация всех вовлеченных функций
b) организация участия сотрудников в мероприятиях программы (см.пункт «Порядок организации мероприятия»)
c) определение и анализ возникающих рисков, их устранение
d) оценка, передача и обобщение знаний, полученных в ходе участия в Программе

4. Функция Протокол
Роль функции:
a) организация проезда и проживания участников в местах проведения мероприятий, входящих в Программу
b) управление централизованным бюджетом на командировки

Отбор мероприятий являлся одной из ключевых задач, выполнявшейся в начале каждого сезона, в августе-сентябре, когда появлялся финальный список спортивных мероприятий от спортивных федераций.

Выделялись 3 вида мероприятий:

• Московские (локальные). Так как большая часть сотрудников Оргкомитета располагалась в Москве, то максимальное внимание уделялось отбору Московских (локальных мероприятий). Для участия в Московских мероприятиях не требовалось оформления командировки для большинства сотрудников и соответственно затраты Оргкомитета были равны нулю.
• Российские (региональные). Мероприятия в различных регионах России. Не высокие затраты на командировки.
• Зарубежные. Мероприятия в других странах. Максимальные затраты.

Оценка мероприятий проводилась по следующим параметрам:

1. Похожесть на Игры или тестовые соревнования (масштаб, количество участников, количество зрителей, место проведения, организаторы).
2. Присутствие сотрудника Оргкомитета в локальном оргкомитете соревнований (например, судья и т.п.). Оно сильно облегчает установление контактов и позволяет получить гораздо больше информации.
3. Мероприятия, аналогичные дополнительно включенным в программу Игр. Данный критерий появился после включения в программу соревнований Оргкомитета новых соревнований (халфпайп и т.д.)
4. Было ли уже аналогичное мероприятие в Программе «Практика» (например, несколько этапов одного и то го же Кубка). Повторные мероприятия не включались.

При отборе также учитывались имеющиеся ограничения бюджета на командировки.

В рамках мероприятия Практики каждый участник мог выполнять одну из следующих ролей:

• Само-Обозреватель (Self-Observer). Организаторы мероприятия никак специально не помогают сотруднику, он сам разрабатывает и обеспечивает свою программу пребывания на мероприятии.
• Обозреватель (Observer). Организаторы помогают сотруднику максимально ознакомиться с мероприятием, предоставляют контакт по его функции
• Ассистент (Shadow). Участник сопровождает одного из организаторов, оказывает помощь в случае необходимости, но не отвечает за результаты работы.
• Стажер (Secondee). Сотрудник Оргкомитета работает на позиции оргкомитета соревнований, имеет свою область работы, отвечает за результаты.

Отличия между форматами представлены в таблице ниже

Какую именно роль будет играть сотрудник, представитель функции Спорт согласовывал с локальным оргкомитетом.

Анализ эффективности работы сотрудников в разных ролях показывает, что наиболее полезные форматы Ассистент и Стажер, наименее полезный – самообозреватель.

Подготовка к мероприятию в Сочи 2014 начиналась за два месяца до даты предполагаемого участия.

Дальше приведено детальное описание процесса по шагам

I. Встреча со спорт-менеджером – определение приоритетных функций и квот.

Встреча со спорт-менеджером имела целью:

1. Для российских и зарубежных мероприятий:
a) определить функции, которым было бы полезно участие
b) определить количество участников
c) обсудить логистические вопросы

2. Для Московских мероприятий:
a) определить квоту аккредитаций
b) определить форматы участия (обозреватель, секондмент)

II. Формирование списков участников

Для Московских (локальных) мероприятий. Так как участие в этих мероприятиях не предполагало серьезных затрат использовался облегченный процесс:

Локальные соревнования выступили хорошей площадкой для получения опыта организации подобных мероприятий и позволили обеспечить максимальный охват участников.

Российские и зарубежные мероприятия. Для участия в российских и зарубежных мероприятиях требовалось оформлять командировку и отвлекать сотрудника от основной работы на ее период (обычный срок командировки на мероприятие практики 3-5 дней), в связи с этим требовалось согласование Руководителя блока (Вице-президента Оргкомитета, ВП). Общий процесс:

Критерии отбора сотрудников для участия в мероприятии:

a) ОПЫТ. Принимался во внимание опыт участия сотрудника в других мероприятиях Практики (те, кто уже участвовал, имеют меньший приоритет), а также опыт работы в Оргкомитете (приоритет – работающим дольше)

b) ФУНКЦИЯ. Функции, имеющие зимнюю специфику, вовлеченные в подготовку тестовых соревнований, и клиентские функции имели приоритет

c) ДОЛЖНОСТЬ. Приоритет руководителям направлений, объектов, функций


Таблица, по которой проводился скоринг

III. Утверждение списков Первым Вице-Президентом Оргкомитета

Было необходимо, так как согласно существующему процессу Первый Вице-Президент утверждал все командировки в Оргкомитете

IV. Заполнение заявок на участие

Заполнять заявки в случае секондмента в Москве было обязательно, на Обозревателе в Москве – желательно. Обозреватель/секондмент за рубежом – обязательно. Использование заявок помогало спорт-менеджеру определить релевантность участия того или иного сотрудника; организаторам за рубежом понять, какие встречи и с кем нужно провести.

V. Организация логистики (заказ билетов, бронирование проживание)

Проводилась согласно существующим процессам Оргкомитета.

VI. Подготовка к участию

За 5-7 дней ДО поездки проводилась установочная встреча, на которой участникам озвучивалась базовая информация о мероприятии, правила поведения, основные организационные моменты). Крайне важным было присутствие на встрече спорт-менеджера, который мог ответить на специфические вопросы, касающиеся соревнований.

VII. Подготовка отчетов по командировке

Участникам ДО начала мероприятия высылался шаблон отчета, чтобы во время участия они могли сразу собирать ответы на вопросы. Отдельно проводилась сверка отчетов, так как бывали случаи недостаточно серьезного отношения к заполнению отчетов и списывания.

VIII. Проведение дебрифинга по итогам мероприятия

Команда Практики резервировала переговорку и обеспечивала информирование участников (общая рассылка по Оргкомитету, личные приглашения в календарь для наиболее релевантных сотрудников). Сотрудники, побывавшие на мероприятии, сами готовили презентацию на основе своих отчетов. Командой программы назначалось единое контактное лицо, ответственное за подготовку презентации.

• Для получения знаний по подготовки Олимпийских и Паралимпийских игр целесообразно организовать для сотрудников посещение мероприятий с релевантных уровнем сервисов, а именно спортивных соревнований уровня не ниже, чем Кубка Мира / Чемпионат мира
• Настоятельно рекомендовано включать в Программу посещение паралимпийских мероприятий, как в силу имеющейся специфики паралимпийского спорта, так и из-за того, что большинство сотрудников мало знакомы с этими видами спорта
• При выборе мероприятия и определении участников организаторам Программы следует проводить анализ мероприятия на предмет соответствия имеющихся запросов возможностям организаторов соревнования
• Критическим фактором успеха для получения знаний является обеспечение соответствующего уровня доступа и оформление требуемой аккредитации для посещения релевантных зон объектов
• Существенное внимание должно быть уделено подготовке участников к мероприятию:
• формирование вопросов к мероприятию (по форуле «знание – это ответ на вопрос»);
• определение круга лиц, с которыми желательно организовать встречи
• перечень документов, с которыми необходимо ознакомиться и т.д.
• Рекомендована определенная последовательность прохождения мероприятий для вновь принятых сотрудников: – локальные мероприятия (проходящие в стране проведения Игр); зарубежные мероприятия.
• Рекомендована определенная последовательность ролей для сотрудников: обозреватель на начальном этапе, секондист или ассистент по мере приобретения опыта.
• Эффективность получения опыта и знаний повышается при:
• установленных деловых и персональных контактах с представителем организаторов соревнований;
• участии в мероприятии нескольких представителей одной венью-команды (способствует сплочению и более глубокому осмыслению полученной информации)
• Проведение дебрифинга по результатам мероприятия – важная составляющая получения и распространений знаний и опыта. Рекомендовано приглашать на дебрифинг представителей функций и венью-команд, чьи рабочие обязанности связаны с аналогичным соревнованием или аналогичным объектом. Крайне желательно привлечь предствителя функции SPT или венью менеджера для экспертного заключения по возникающим вопросам.
• Рекомендуем сформулировать и донести до участников правила поведения на спортивных мероприятиях, включая этические и организационные аспекты, а также ответственность участников за нарушение этих правил. Целесообразно предусмотреть «резервный список» участников на случай непредвиденных обстоятельств.

В целом изложенный процесс отработал хорошо и мы можем смело рекомендовать его для использования организаторами крупных проектов, с учетом имеющейся местной специфики (порядок оформления командировок, имеющиеся процессы и инструменты обмена знаниями и т.д.).

Программа реализовывалась до начала 2013 года, когда она была остановлена в связи с тем, что команде Оргкомитета пора было переходить от приобретения знаниями к их практическому применению – начались массовые тестовые соревнования.

Всего за время реализации Программы и предшествующих ей проектов было осуществлено 56 мероприятий, через которые прошло около 1000 человек: 580 на крупных спортивных мероприятиях и еще примерно 400 человек в Лондоне и Инсбруке.

Программа дала возможность сотрудникам Оргкомитета, которые никогда не покидали офиса почувствовать «вкус» объекта, понять как организуется и проводится крупное спортивное мероприятие, подготовится к осуществлению своей роли на тестовых соревнованиях и Играх.

При этом Программа также служила одним из инструментов мотивации персонала. Возможность поехать в Рупольдинг и Кенигзее (Германия), Осло и Шушен (Норвегия) Херенвен (Нидерланды) и Ленцерхайде(Швейцария), а пусть даже и в Парамоново, Ханты-мансийск и Рыбинск были серьезным мотивирующим фактором для сотрудников Оргкомитета.

МОК очень высоко оценил успешность реализации Программы Практика. Рекомендации по запуску аналогичной программы прописаны в обновленной версии Руководств МОК по организации Игр. А в прошлом году автор этих строк проводил по просьбе МОК специальные тренинги в Сеуле для сотрудников Оргкомитета «Пхенчанг 2018» и в Токио для сотрудников Оргкомитета «Токио 2020». Есть уверенность, что опыт Оргкомитета «Сочи 2014» поможет в развитии и улучшении последующих Игр.