Павел Алферов, профессор бизнес-практики Московской школы управления СКОЛКОВО
Андрей Малахов, управляющий партнер PMLogic, основатель Клуба руководителей проектных офисов (PMOClub)
Введение
В феврале 2019 года у Яндекса больше 100 тысяч раз спрашивали про управление проектом. И 11,500 раз интересовались что такое проектный офис. Интерес растет – год назад таких запросов было только 8 тысяч.
При этом очень долго у нас в стране небыло определения и описания что такое проектный офис (ПрОф). Сами проектные офисы были, и даже много – на каждой конференции по управлению проектами присутствуют десятки руководителей ПрОф. А вот формальное определение отсутствовало. Ситуацию исправляет новый ГОСТ Р 58305-2018 «Система менеджмента проектной деятельности. Проектный офис».
Инициатором его разработки выступил один из авторов этой статьи – Андрей Малахов. В далеком 2015 году он предложил председателю Технического Комитета Росстандарта «Управление проектами» Алексею Полковникову проанализировать лучшие западные практики и на их основе, а также на основе уже накопившегося российского опыта подготовить новый стандарт. Собралась большая группа профессионалов проектного управления из разных организаций. Проект занял почти три года, что существенно дольше, чем то, на что рассчитывали инициаторы. Только по итогам общественного обсуждения в начале 2018 года последующей нормативной проверки Росстандарта было отработано более 200 правок. Тем не менее проект завершился успешно – в конце прошлого года стандарт был официально утвержден.
Источники вдохновения и определение проектного офиса
Рабочей группой были проанализированы многочисленные источники: отчет PMI Pulse of profession “PMO Frameworks”, известное исследование компании PM Solutions “The State of the Project Management (PMO) 2016”, британский стандарт P3O, методики и материалы конкурса «Проектный Олимп», российские стандарты по проектному управлению и многие-многие другие отчеты, доклады и презентации.
По итогам анализа мы пришли к выводу, что в исходном виде они, к сожалению, не могут быть применены в наших условиях – требуется глубокая переработка и адаптация. В качестве примера можно привести определение из стандарта Portfolio, Program and Project Offices (P3O®) компании Axelos:
«Офисы управления портфелями, программами и проектами – модель, помогающая принимать решения и реализовывать все бизнес-изменения внутри организации, обычно реализуемая с помощью комбинации офиса управления портфелем, офиса управления программой, офиса поддержки проекта или любого сочетания, этих поддерживающих управление функций.»
Такое определение мало того, что довольно сложно понять самому и еще сложнее объяснить непрофессионалам, особенно руководству организации, т.е. лицам, принимающим решения. К тому же остается вопрос почему проектный офис проводит только изменения внутри организации. На настоящий момент есть уже много примеров проектных офисов, которые координируют проектную деятельность нескольких организаций или помогает реализации проектов компании для внешних заказчиков.
Гораздо интереснее было определение из Руководства к своду знаний по управлению проектами. Руководство РМВОК, 5-е изд.
«Офис управления проектами (ОУП) — организационная структура, стандартизирующая процессы руководства проектами и способствующая обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. Сфера ответственности ОУП может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления одним или более проектами»
Но и к данному определению есть вопросы – в нем слишком велик фокус на на стандартизацию, методологию, а также непонятно, что такое обмен ресурсами. И как именно варьируется сфера ответственности ПрОф в зависимости от поставленных перед ним целей и места внутри организации.
В результате мы сформулировали ряд взаимосвязанных определений:
-
Проектный офис: Временная или постоянная организационная единица, создающая условия для повышения эффективности проектной деятельности, обеспечения целесообразности и результативности компонентов проектной деятельности. Примечание – Проектный офис не является коллегиальным органом управления
-
Компоненты проектной деятельности (компоненты ПД): Проект, программа, портфель проектов, а также связанные мероприятия, которые являются объектами управления в рамках проектной деятельности
-
Проектная деятельность (ПД): Деятельность, осуществляемая в организации в виде проектов, которые могут объединяться в программы и портфели проектов, и включающая, в случае необходимости, связанные мероприятия
Отдельно хотелось бы обратить внимание на примечание к определению проектного офиса – сплошь и рядом, особенно в госорганах в рамках новых веяний то, что раньше называлось «штабами» или «рабочими группами» стали называть «проектными офисами».
К сожалению, определение получилось все-таки неоднозначным – дискуссии в группе по разработке стандарта показали, что в разных организациях существует огромное количество отличий в том, как устроен и как функционирует конкретный проектный офис. Сделать единое компактное и четкое определение никак не получалось – на каждую формулировку обязательно находился какой-то контрпример вполне успешно функционирующего проектного офиса. А мы хотели сделать стандарт, который не будет противоречить сложившейся в стране и мире практике.
Поэтому решено было всю «цветущую сложность» перенести из определения в цели, задачи и функции проектного офиса. А дополнительно ввести понятие «профиль проектного офиса».
Цели и задачи проектного офиса
В стандарте указаны 3 цели, 7 задач, 20 групп функций проектного офиса.
Они вместе выстраиваются в логическую схему, объясняющую:
-
ЗАЧЕМ нужен проектный офис – цели
-
ЧТО он может (не должен, а именно может) делать – задачи и
-
КАК он будет это делать – функции, собранные в 20 групп